A fiscalização não marca hora
O auditor pede a ficha de EPI de uma pessoa específica, de dezembro do ano passado. Você tem quarenta minutos, três pastas compartilhadas e a memória de quem estava no almoxarifado naquele dia.
Gestão de terceiros · Controle de EPI · Homologação
Documento vencido não avisa. O Conformo avisa antes.
ASO, treinamento de NR, certidão do fornecedor, ficha e validade de EPI: tudo num lugar só, cobrado antes de vencer. Quando o fiscal, o cliente ou o perito pedir, a prova já está pronta.
Conversa de vinte minutos, com quem construiu o produto. Sem apresentação de slides.
- Documentos do fornecedor
- Ficha de EPI digital
- Validade de CA e troca de EPI
- ASO e treinamentos
- Certidões negativas
- Subcontratados
- Auditoria mês a mês
O problema
Ninguém perde o controle de uma vez. Perde um documento de cada vez.
Três cenas comuns em empresa que contrata serviço ou entrega EPI, do condomínio com cinco prestadores à planta com trezentos terceirizados.
O processo chega anos depois
Um ex-empregado pede adicional de insalubridade. O perito quer ver cada troca de protetor auricular desde a admissão, com o CA de cada entrega. Onde a ficha tem buraco, a empresa costuma pagar o adicional daquele período, com reflexos, até cinco anos para trás, que é o prazo de prescrição (Constituição, art. 7º, XXIX).
A cobrança depende de alguém lembrar
O CRF do FGTS vale trinta dias. Multiplique por cento e vinte fornecedores: são mais de mil e quatrocentas cobranças por ano saindo da cabeça de uma pessoa só, que também tem outras atribuições.
Como funciona
Quatro passos. Depois ele roda sozinho.
A regra vive em dados, não em código. Quando sua política muda, você muda a regra, e não abre chamado.
- 1
Descreva o que você exige
Documento por tipo de fornecedor, EPI por função, treinamento por atividade, com periodicidade. Você define uma vez; quem escreve a regra é você, não o suporte.
- 2
Convide os fornecedores
Cada empresa recebe um link, cria o próprio acesso e envia o que o checklist pede. Ninguém do seu time digita cadastro de terceiros.
- 3
Aprove por exceção
O que está certo passa. Seu time olha o que foi reprovado e o motivo, que volta para o fornecedor corrigir sem virar conversa de e-mail.
- 4
Deixe rodar
Todo dia 1º o sistema gera as pendências do mês, cobra os responsáveis e atualiza o placar. Você volta a olhar quando algo sair da linha.
Cobrança automática
A cobrança é uma regra, não um lembrete
Você descreve o que cada perfil de fornecedor precisa entregar e com que frequência. O motor de competências gera as pendências do mês, respeitando função, porte, regime de contratação e grau de risco.
- Único por contrato, mensal por empresa, mensal por funcionário ou na mobilização.
- Defasagem configurável: a folha de ponto do mês anterior, por exemplo.
- Cada pendência guarda a regra vigente no dia em que nasceu.
Regra documental · Prestador de obra
Ficha de registro por funcionáriona mobilização
ASO admissional por funcionáriona mobilização
CRF do FGTS por empresatodo mês
Folha de ponto por funcionáriomês seguinte
NR-35 função em alturana troca de função
Tela ilustrativa, com dados fictícios.
Controle de EPI
Cada EPI tem três prazos: o do CA, o do lote e o da troca
A entrega baixa o estoque, entra na ficha da pessoa e agenda a troca pela vida útil do item. Lote fora da validade não passa na entrega. CA perto de vencer aparece antes da próxima compra. Troca atrasada, o técnico vê antes do auditor, e antes do perito.
- Matriz de EPI por função: quem muda de função recebe a lista nova.
- Assinatura na tela no momento da entrega, com data, hora e CA de cada item.
- Histórico por pessoa desde a admissão, pronto para fiscalização e perícia.
- Terceirizados no mesmo controle dos empregados próprios.
Ficha de EPI · Carlos H. Souza
Máscara de solda CA 38.214 · CA vence 15/10CA em 20 dias
Protetor auricular troca prevista 22/09troca atrasada
Luva de raspa CA 17.093 · troca 02/10ok
Botina de segurança CA 40.551 · troca 02/03ok
Tela ilustrativa, com dados fictícios.
Visão de conformidade
O placar que a diretoria pede na reunião
Percentual de conformidade por contrato, por unidade e por fornecedor, comparável mês a mês. Não é um número inventado: é a razão entre itens regulares e itens exigidos, calculada do mesmo jeito para todo mundo.
- Dossiê completo de qualquer fornecedor em PDF.
- Histórico congelado: dá para ver como estava em março.
- Maturidade em compliance de terceiros medida por evidência, não por percepção.
Conformidade por contrato
Manutenção elétrica · Planta Sul
Limpeza predial · Matriz
Montagem mecânica · Planta Norte
Tela ilustrativa, com dados fictícios.
Antes e depois
O que sai da cabeça das pessoas e vira regra
Planilha e e-mail funcionam até o dia em que quem controla sai de férias. A diferença, situação por situação:
| Situação | Com planilha e e-mail | Com o Conformo |
|---|---|---|
| Documento perto de vencer | Alguém precisa lembrar de olhar | Cobrança automática ao fornecedor, com antecedência |
| Ficha de EPI | Papel numa pasta do almoxarifado | Assinada na tela, com CA, consultável por pessoa |
| Lote vencido no estoque | Descoberto na auditoria | Entrega barrada no ato |
| Troca de EPI | Quando o trabalhador reclama | Aviso pela vida útil de cada item |
| Terceiro com ASO vencido | Entra, e alguém descobre depois | Aparece como pendente antes de entrar |
| Pedido do auditor ou do perito | Uma tarde procurando em pastas | Histórico da pessoa em PDF, em minutos |
| Como estava em março | Ninguém sabe dizer | Histórico congelado mês a mês |
O que está em jogo
O que costuma aparecer quando alguém abre as pastas de terceiros e de EPI
Durante anos não acontece nada, e então acontece tudo no mesmo mês: a reclamatória, a fiscalização, a auditoria do cliente. Três dos que mais pesam para quem contrata serviço:
Responsabilidade subsidiária pelas verbas da contratada
A prestadora não paga, some, e a conta sobe para quem contratou.
Sinal precoce: O CRF do FGTS que deixa de ser emitido dois meses seguidos. É o indicador mais barato de dificuldade financeira da prestadora, e aparece bem antes de o problema chegar ao contrato.
Autuação da fiscalização do trabalho
O auditor pede o documento de uma pessoa, em uma data. Você tem minutos.
Sinal precoce: Ficha de entrega de EPI sem número de CA. É fácil de conferir e pesa contra a empresa, porque foi ela mesma que documentou a entrega irregular.
Embargo de obra e interdição de setor
A operação para no mesmo dia, e a folha continua correndo.
Sinal precoce: Atividade liberada com a promessa de "resolver o papel depois". Toda operação sabe identificar quando isso vira hábito.
Quem está do outro lado
Documento vencido é uma linha na planilha. Na frente de serviço, é uma pessoa.
O controle de terceiros costuma ser discutido em reunião de diretoria e vivido em três lugares bem menos confortáveis.
O encarregado que libera a frente
Precisa saber, na hora, se aquele pessoal pode subir no andaime. Não tem como esperar o retorno de um e-mail para decidir.
O técnico de segurança que entrega o EPI
Assina a ficha e responde por ela depois. Se entregou lote vencido, quem documentou a irregularidade foi ele.
Quem entra na planta todo dia
Não é empregada sua, mas está na sua operação, sob o seu risco. O exame e o treinamento dela são problema de alguém, e esse alguém é você.
Por onde começar
É um produto só. Comece pela frente que mais dói.
Perguntas
O que costumam nos perguntar
O que o Conformo faz, em uma frase?
Reúne num lugar só a ficha de EPI e a documentação de quem trabalha na sua operação, próprio ou terceirizado (certidões, ASO, treinamentos de NR, contratos). Cobra o que está vencendo e mostra, a qualquer momento, quem está regular e quem não está.
O Conformo controla a entrega e o vencimento de EPI?
Controla. Cada entrega entra na ficha da pessoa com o CA, a data e a assinatura na tela, baixa o estoque e agenda a próxima troca pela vida útil do item. O sistema avisa antes de o CA vencer e antes de a troca atrasar, para empregados próprios e terceirizados.
Dá para usar só o controle de EPI?
Dá. O controle de EPI dos próprios empregados funciona sozinho, e o controle de terceiros pode ser ligado depois. É o mesmo sistema, e o preço acompanha as pessoas ativas no mês.
Tem teste grátis?
Não. O que existe é uma demonstração de vinte minutos, com quem construiu o produto, num exemplo parecido com a sua operação. Você sai dela com a recomendação de contratar ou de esperar.
Quanto trabalho dá para começar a usar?
Depende menos da configuração e mais dos seus fornecedores. Unidades, contratos e regra documental se configuram com apoio nosso; o prazo real é o tempo que as contratadas levam para mandar o primeiro pacote de documentos. Por isso a recomendação é começar por um contrato só.
E se o fornecedor não quiser mandar os documentos?
Ele não paga nada e não instala nada: recebe um link, cria o próprio acesso e vê exatamente o que falta, sem limite de empresas cadastradas. O que não chega vira pendência datada no placar do contrato, e a consequência, só alerta ou impedimento de nova mobilização, é você quem define.
Os dados dos trabalhadores ficam seguros? E a LGPD?
Os dados de cada empresa cliente ficam separados dos das demais, o acesso interno é controlado por grupo de permissão e o aceite dos termos fica registrado com data e IP. A retenção de documentos é combinada com cada cliente: guardar tudo para sempre é risco, não zelo.
Integra com o meu sistema de SST ou com o ERP?
Hoje a troca de dados é por exportação em CSV das listagens principais, a qualquer momento. Se você depende de integração com um sistema específico, conte na demonstração: é melhor saber disso antes do que depois.
Quanto custa?
O preço acompanha o tamanho da operação, pessoas ativas e contratos, e não o número de usuários: cobrar por usuário faz a empresa economizar acesso justamente de quem precisaria enxergar. A auditoria da equipe Conformo, quando contratada, vem com uma franquia mensal de documentos, e o que passar dela é cobrado por documento auditado.
Vocês substituem meu sistema de SST?
Normalmente não. Sistemas de SST cuidam de exames, e-Social e afastamentos dos empregados próprios. O Conformo cuida do controle documental e do EPI, com foco no perímetro dos terceiros, que as ferramentas pensadas para o empregado próprio costumam deixar de fora. Os dois convivem.
Serve para empresa que não é indústria?
Serve. O motor é o mesmo para condomínio, shopping, hospital, varejo ou construtora; o que muda é a regra documental, que é configurável. A gestão de terceiros na indústria é só o caso em que o volume aparece mais rápido.
Conformo SST, EPI e homologação são produtos separados?
É um sistema só. Ficha de EPI, ASO, certidão do fornecedor e treinamento de NR ficam na mesma base, e você começa pela frente que mais dói.
Onde faço login no Conformo?
O acesso ao app Conformo é liberado na implantação: cada empresa recebe o endereço de login junto com o convite, e o portal do fornecedor também fica dentro do app. Se você ainda não recebeu o convite, peça pela página de contato.
Comece pelo contrato que mais te preocupa
Traga para a conversa o contrato, a unidade ou o almoxarifado de EPI que mais te preocupa: em vinte minutos você vê como ele ficaria no Conformo. Se contratar, a implantação começa por ele, sem migrar a empresa inteira de uma vez.
Prefere WhatsApp? Chame no (11) 95061-0213